有一门职场必修课叫做“管理老板的预期”

作者:Stacy 分类: 沟通 发布于:2018-8-25 23:30 ė999次浏览 60条评论

有读者给我留言:如何管理工作时间呢?感觉工作效率低,一个以前没做过的是要思考好久也摸不着眉目,时间过去了,老板都急了,请教您,我该怎么改善呢?


乍看上去,这是一个关于时间管理的问题。但实际上,我分享一百条时间管理的技巧可能也解决不了问题。


因为问题的根本原因在于:这位读者不知道如何管理老板的预期。这种情况很常见,不只是刚入职场的小白,即使工作多年的人也容易忽略。


在工作中我们常常想着靠一己之力把问题全部解决,即使遇到问题也咬咬牙自己一个人硬抗,怕说出来老板会觉得自己能力不够或者觉得“这么点小事也要汇报”。


这种情况很有可能坏就坏在粉饰太平,老板不知道中间发生的问题和风险,没有心理预期,最终的结果假设不理想,老板就会觉得这是个忽如其来的surprise!


如果总发生这种心理预期上的偏差,渐渐就会有人怀疑你的工作能力,无法对工作进度和风险进行有效控制。


所以合理管理老板的预期能够:

  • 让信息透明化

  • 建立与老板之间的信任

  • 起到风险预警的作用,促使相关方共同行动控制风险


 


那应该怎样做预期管理呢?根据过往经验,我把预期管理分为3类:过程预期管理、结果预期管理、风险预警管理,接下来分别说一说。


1. 过程预期管理:

我曾有个实习生,她第一次和我打交道我就觉得这个姑娘做事很老道。为什么呢?我交给她一堆任务,告诉她在几天之后完成即可。第一天下班的时候她就给我发了一封邮件,告诉我几项任务的进展分别是什么,预计什么时候能完成。


这件事让我印象很深,因为这样做的人很少。大多数时候,我们都会觉得“不打扰是我的温柔”,我只要在截止日期前完成就好。


实际上,上下级之间磨合初期,还不知道双方工作习惯时,多沟通汇报时间进度、项目进展尤为重要。


即使彼此熟悉,对于重要的工作,老板还是希望能够定期得到消息,这样心里会觉得踏实。


如果一件事老板主动问了好几回,哎上次那件事情怎么样了?说明这件事确实很重要,与其每次被动回答,不如主动定期沟通。


通过周报、项目进度表,用邮件或者当面简短汇报,都会让老板觉得一切都在有条不紊地开展,有各项追踪、时间轴,不用天天追着你问,老板会觉得你做事很有计划性,很靠谱。


2. 结果预期管理:

我曾经吃过这方面的一个大亏:有次与国外的同事合作做一个项目,我看到提议的时候觉得大框架上没有问题,有一些小的细节可能会有些影响项目结果,但当时觉得理由也不够充分,念头一闪而过,就没有提。


结果可想而知:因为我没有说出我的想法,国外同事以为一切都很完美,预期被无形中抬高了,虽然项目结果也不错,但没有达到他们的预期,他们就一直在纠结原因,导致后期分析和沟通的工作量加大。


这件事给我上了一课,无论是老板还是合作方,因为他们平时并没有获得最直接的一手经验,所以对事情结果常会抱有不切实际的幻想。


如果你明知道某件事情不会如他们想象的那样,就要用数据和事实将他们拉回现实。


后来遇到类似的事情,我都不怕麻烦地提前多沟通,整理历史数据、竞争对手情况、或者一些间接证据比如合作伙伴的反馈,周围朋友的消费习惯,都分享给对方。


不要担心论据没有说服力,因为你不是要说服对方,而是在尽可能给对方所有你知道的信息,帮助对方做出一个合理的决策。


3. 风险预警管理:

工作中如果遇到一些影响范围大、可能对结果产生负面作用的问题,要及时向上反馈升级。


我见过有产品经理遇到棘手的问题,自己做了许多沟通谈判也无法推动事情进展,仍然不好意思抄送老板。


我说服他,如果这个问题不说,你又解决不掉最终妥协影响了结果,最后老板也还是会问你为什么当时不提前说。而你提前把问题和风险摆在台面上,寻求老板帮助,这就变成了所有人共同的责任。相关的人员都要一起讨论决定问题的重要度,是否要重新排优先级。


其实职场中就是每个级别有每个级别的能力圈,要接受有的事情确实是你这个级别推动不了的,这和能力没有那么大关系。


比如平级之间谈判难度肯定要比派出自己的下属和对方谈判要容易得多,我遇到过合作方的老板咄咄逼人我又无法直接拒绝的情况,只好请老板出面帮忙和对方达成一致,之后我的工作才容易开展。


所以遇到问题拼命自己扛着,费了九牛二虎之力搞定,不见得就是最聪明有效的方式,有时候要敢于把问题暴露出来,促使相关方共同行动控制风险,这比产生问题之后再弥补要强得多。


 


回到开头读者的例子,“时间过去了,老板都急了”,说明读者没有做好过程预期管理,遇到问题默默思考希望得到解决方案,老板由于对进度、现状不了解所以会着急。


相信看完这篇文章分析,下次遇到类似的情况你一定知道该如何应对了~

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