【42】邮件中的细节

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2014-8-10 21:01 ė3121次浏览 60条评论

上一次写了邮件中的内容,这次主要总结一些发邮件时需要注意的细节。(相关文章,回复39查看“工作中的英文写作”)


1. 开门见山,直奔主题。

小A工作中有时会遇到一些邮件,这些邮件往往洋洋洒洒一大篇,但是费了好半天看完不知道说了些什么,需要收到邮件的人做什么,。“工作中的英文写作”中也提到,写邮件时先明确目的,是汇报工作还是需要对方做什么,要直奔主题。


如果是向老板汇报工作,先把summary放前边,需要老板特别关注的,单独call out出来,细节、过程可以往后放,方便老板节省时间。如果是需要对方做什么,也是直接问对方是否可以做,然后再告知原因、背景、以及需要怎样去做。


2.只必要信息highlight。

Highlight的目的是让人第一眼就看到重点,比如deadline和需要特别注意的事项。但是不要满篇都是花花绿绿的highlight,反而失去了highlight的意义。


3.用好项目符号。

项目符号会让多项任务看起来更清爽、一目了然。需要注意的是层级关系,如果是两层以上层级关系,最好每一层都错开位(缩进),看上去更整齐。比如第一大条下的1.1 和1.2,1.1和1.2比“一”多缩进一点,排版上更清晰。


4.必要时正文+附件。

报告总结类的邮件,可以邮件正文+附件各放一次,方便对方无需打开可以直接阅读,如果对方需要留存文档,可以选择下载的方式。


5.分清CC和BCC的用途。

CC (carbon copy)是抄送的意思,BCC (blind carbon copy)是密送的意思。CC的目的是让被cc的人知晓此事即可,比如老板让小A和组里的同事分享一下某个工具的用法,小A这个时候就会发给组里的同事,cc老板,这时候组里的同事收到邮件的同时,也能够看到小A是抄了老板的。如果发给同事,bcc老板的话,小A的同事就看不到小A抄了老板。BCC用于不想让收件人知道,这封邮件还抄了其他人的情况,比如同事离职时会写的farewell letter之类,会密送给一群人。


6.慎重选择“回复全部”。

有时发件人为了方便,会写上一封邮件,内容涵盖各个部门的相关成员,在后续的follow up邮件中,有的部门的同事全部回复,会让不相关的其他部门同事觉得反感。回复邮件时请把不相关的同事移出收件人。


7.要事以邮件确认。

内容可以在电话里谈,但是比如涉及金额、合同条款、法务的内容,需要以邮件的形式确认,真出了问题的话邮件是可以作为证据的。反之,如果谈话内容敏感,不便留下文本记录的话,还是用电话沟通。


8.抄送的顺序。

这一点其实没什么要紧的,但是在一些比较注重上下级关系的公司,收件人的顺序也是有讲究的。比如同时发给老板和同事,就要把老板放在前面,同事放在之后。



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