【37】如何和重度拖延症患者合作?

作者:Stacy 分类: 自我提升 发布于:2014-7-29 21:47 ė1604次浏览 60条评论

提起按时deliver工作,小A就立马联想到个别同事种种不靠谱的行为:没有及时看邮件,导致工作不能按时进展的;拖延症严重患者最后一分钟才着手做,结果出错,项目整个进程都耽搁了的...不能按时交付工作的原因各种各样,每次小A摊上这种事去补救都很抓狂。


如果不能按时交付工作,某项任务延误了其实还是次要的,最糟糕的是会失去别人信任,下一次总会多提防着,“这小子不靠谱,还是找别人合作好了”,无形中就失去了很多机会。


还有一种比较糟糕的结果是,不能按时交付工作的话,往往意味着要花更多的时间来处理这件事。比如小A的同事小C之前经历过的这件。


事情的背景是这样子的:

小C平时邮件就不注重分类(再一次强调邮件自动分类的重要性,回复1查看“同学,你知道邮件分类么?”),常常会漏看了邮件,或者好几天之后才看到之前别人发出的邮件。往往看到的时候就已经接近deadline,或者过了deadline了,但是事情又不能不做,所以小C常常处于一种疲于奔命的状态。


事情经过:

某天小C看到一封邮件,是几天前公司某个对口部门发的,需要收集一些素材,之后会统一把这些素材交付合作方,合作方负责摄像、制作、印刷。


小C看到邮件的时候,发现截止日期刚好已经过了一天了,按说小C补交了素材通常情况下也就没事了,可是情况特殊,这次不是公司内部的事情,而是需要配合合作方的节奏。由于交付印刷的时间不等人,对方已经完成了其他部分的摄像和基本制作,只差小C这边的了,怎么办?


对方再重新走一遍摄像和制作流程的话,需要花时间,就赶不上印刷的时间了,小C只好自己去找内部的摄影师,让摄影师帮忙加急处理,再把样片整理好发给对方。


本来按时完成的话只占用半个小时时间,这下子多花了许多时间不说,还欠了人情,最终的样片对方能不能采纳也不一定。


如果团队工作中,遇到了这样不靠谱的同事,应该怎么做呢?目前,小A能想到的、并且使用有效的方法是:


1. 整理邮件内容,明确deadline

对待“不仔细阅读邮件”的同事,需要把仅和对方有关的事情摘出来,highlight出deadline。因为邮件中,往往会涉及一堆背景之类的介绍,直接转发给这类同事看,往往对方不会注意。这一部分往往很占用时间,等于把对方要做的步骤一步步都“傻瓜式”地罗列出来,但是效果往往是值得的。


2. 夺命连环催,follow up(跟进)

充分地用邮件、电话、聊天工具、outlook中自动弹出的reminder...etc. 重要的事一定要及时当面或电话告知对方。每隔一段时间,就follow up一下进度,以免“拖延症严重”的同事拖到最后一刻做出问题。


如果涉及收集多人的材料,离deadline有一段时间的时候,可以给大家发个提醒,点出已收到XX同事的,还差XXX同事的没有交。有进度落后的同事看到,会觉得不好意思(不知道别人会不会这样,反正小A会这样...),有一种急迫感。


3. 必要的时候escalate(升级)

如果重要的事情三番五次提醒,对方还是没有按时deliver的话,可以cc(抄送)上对方的老板;或是发给对方的老板,cc这位同事,解释事情的重要性,并询问是否对方的team可以assign一个人专门督促完成这件事情。这样即使对方的老板不回复,这位同事看到了,也会第一时间回复。(虽然这招有点狠,但确实很管用,最后没办法了的话可以使用这一招,哈哈。)


小伙伴们有什么好的方法咩?欢迎分享哟!或者有其他职场问题,也可以给小A留言,大家一同来探讨:)

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