【221】职场presentation如何讲故事

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2016-3-6 23:06 ė2012次浏览 60条评论

那天有读者问,面试中的英文presentation要如何准备?

这个问题不在于“英文”,因为随便网上一搜,都可以搜到各种presentation中常见的英文句式,按照开场白,过渡总结,应对问题,结束语,都有很多非常漂亮的表达。

但是背下这些句子就真的能搞定英文presentation吗?如果背下这些句式就等同于做好英文presentation,岂不是人人都可以像乔帮主或是老罗一样了?

无论中文还是英文的presentation,其实目的都是为了讲清楚一个故事,比如新功能介绍,培训文档,或者工作汇报,都是围绕着一个主题讲述故事。

这个故事先是你打算怎么讲,然后再用PPT作为视觉辅助,语言句子模板作为信息之间的过渡点缀。烂的内容和没有组织的逻辑,是无法用花哨的语言就能糊弄过去的。

故事讲述的过程中遵循一定的逻辑,事情先后顺序有内在的一致性,同类事物归类分清楚各自的作用,不同事物归为不同的点,然后想清楚点与点之间是如何联系的。

这是一个presentation的钢筋框架,或者可以叫做framework,有了框架之后,你想讲述的每块内容都有各自的作用,往框架中填就好,这样串起来才会是一个清楚的故事。

当然了,讲故事的方法多了去了,回想一下念书时候学过的一些技巧:开门见山平铺直叙,设问开头创造悬念,编年体讲述事物变迁,倒叙,插叙,起因经过和结果是主要环节,首尾呼应,适当分段条理分明……

根据presentation的内容和受众不同,挑选一些适当的方法。我自己常用的几个类型大致模板如下:

比如给老板汇报工作时,由于对方时间有限,很有可能听一半就会临时要走,所以我会集中在presentation的前几分钟就直接把最重要的抛出,直接开门见山,告诉对方结果/结论是什么,然后再慢慢讲述怎么得到的这个结论的过程,包括背景、我们做了什么、哪些有用哪些没用、如何调整得出的结论,最后加上一些经验总结。

而介绍新功能/培训的话,通常会平铺直叙,告诉大家presentation将分为哪几个部分,以便大家明白你的思路框架,更容易跟上。中间分块讲述,结尾再总结一遍各部分重点。这种类型其实最容易,和英文写作一样,tell the readers what you are going to tell, tell them, then tell them what you have told them. 告诉读者/观众你要讲什么,讲出来,总结一下刚才讲了什么。(回复"英文"查看英文写作相关文章)

经验分享总结类的presentation,通常会先抛出一个大家常常遇到的棘手场景/问题/困难作为铺垫,留有一定的悬念,听众会觉得不那么枯燥,更有一些代入感。某次presentation要求分享经验,所以我就围绕着遇到问题解决问题的思路去做,开场便是三个问题,三张幻灯片每张只有一个单词加一个问号,然后在之后的讲述中,解决一个问题,就在原来对应的那张幻灯片上列出解决方案,加一个惊叹号。简单有效。

再补充几点presentation中常见的小问题:

1. 英文present的话,语调稍微变换一下,疑问的时候就带着疑问的语调,该强调某个数字的时候可以加重放慢这几个词

这个问题我观察很久了,我们说起英语来,可能英文发音、语速已经比较标准没什么太大问题了,但是和native speaker就是觉得差别很大,这种通常问题都出在语调上。没有抑扬顿挫,从开头到结尾都是一种语调,给人感觉很平,很单调,因此presentation听起来会觉得很乏味。

2. 视线要合理分配,尽量只在切换ppt的时候看投影或电脑,其他时间多与听众交流。

毕竟做presentation是听人讲,而不是简单地读文档或者看投影。听众眼神交流的反馈有利于调整讲解的速度,比如大家似乎都清楚的地方可以快一点跳过去,不太清楚的地方可以放慢或者展开讲述,灵活调整。

3. 如果不是必要问题,尽量把所有问题都留到最后统一回答。把控节奏。

很多presentation节奏掌控的不是很好,通常开头很详尽,中间被打断太多次的话,很容易时间不够,最后几张只能草草收尾。

最好在开始就告知大家,问题可以留到最后提问。同时,ppt中事先对一些可能会被问到的数字/定义出处/计算模型,留有一定的介绍或出处索引,这样就可以避免很多因为信息不够清晰影响上下文理解而不得不被打断回答的问题了。

中间被打断的话,很多时候可以说,在稍后的几页ppt中会有详细的介绍,或者我们结束时候再讨论一下这个问题。

但是有几种情形,不得不停下来回答,一种就是刚提到的,影响上下文理解,而你事先又没有注明定义/模型的情况,需要回答解释;另一种会比较无奈,就是老板打断问问题的话,一般也很难拒绝吧……

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