【5】How do you say "No" in work?

作者:Stacy 分类: 同事合作 发布于:2014-5-23 13:56 ė1608次浏览 60条评论

“小A,你把这个项目也盯一下吧!”

“亲,你帮忙把这些表格整理一下好吗?”


作为职场新人,无论是老板,还是同事交代的工作,小A总是老老实实地全盘接受。一开始,是由于刚接触这份工作不久,并没有真正弄明白自己的工作范畴,所以对于界限比较模糊的部分工作,就变成了小A的工作。渐渐地小A发现自己下班的时间越来越晚,常常到下午才能处理自己的事情。


小A意识到长期这样下去会出现两个问题,一个是成为传说中的“便利贴”,总是帮比人承担额外的一部分工作,大家会理所当然地觉得这是他应该做的;另外一个比较实际,在外企,绩效考核(performance review)是以本职工作来考量的,老板并不会觉得小A多帮忙了,就会给漂亮的绩效。时间都花在不该花的地方了,当然腾不出时间来做更重要的事。


小A琢磨了几天,大致做了这么几件事。


■ 了解自己的工作范畴

找公司内其他组比较资深的同一职位的同事,了解一下Ta的平时工作范畴。当然了,也可以翻看职位说明书(Job Description),但是一般对工作职责的描述都会比较泛,缺乏实际指导意义。


■ 了解公司其他组的工作流程

观察或者打听一下,做的比较好的组工作流程是怎样的。一方面借鉴别人的经验,能少走不少弯路,一方面可以借梳理流程,明确(主要是让别人清楚)自己的工作范畴。


■ 适当地拉过老板当作挡箭牌

经过前两个步骤,这时候小A已经了解了什么应该自己做,什么不应该自己做。再有同事把比较多的额外工作交给小A,小A就说,我手头上在忙XX项目,你这件事情的需求要不可以提交给我的老板?他会把任务集中分配一下。这样既有效拒绝了不合理的要求,并且即使老板真把这个任务分配下来,也避免了自己花很多时间瞎忙,可是老板却不知情的情况。


■ 让对方决定优先级

前几步已经挡掉了一些不合理的工作,小A又遇上了难题。小A的业务同事没有经过事先沟通,提出几日内需要解决某个问题的,这个问题既不重要,也不紧急,却很花费时间;而小A手上有既紧急也重要的项目要做,腾不出那么多时间,小A希望把这个项目延期。小A和这位同事是这样沟通的:

a. 我也觉得这件事情确实来说很重要。(表示认同

b. 这件事情大概需要花费的时间是XX天,比如类似的项目我们也是花了多久才上线的。(客观列出事实

c. 我现在的精力主要集中在XX项目和XXX项目上(最好列出该业务同事负责的重点项目),我已经完成了如下部分(附上这个重点项目的进展表格),接下来还有后续工作,大概要花费XX天。之前你的新需求没有提,我也需要时间准备新需求所要的材料。我认为目前来说,你的XX项目更加重要,你觉得呢?(把优先级列出,抛给对方)

d. 我建议我们可以先完成XX这个重点项目,新的需求延期到某年某月完成。(给出自己的建议


这位同事表示理解,同意把新的需求延期。

但是如果真遇到不依不饶的,小A还准备了"如果"的部分。

e. 如果分出时间做新的需求的话,你的重点项目可能会受到影响。


■ 让老板清楚你最近在忙什么

问题又来了,当自己老板布置的任务,但是确实不太合理的时候,该怎么办?


这种情形大致有两类,一种是小A正在写报告的时候,老板又交代了一件新的任务,并且时间也不充裕。于是小A去找老板,问清楚哪件事情更加紧急,先做紧急的这件,但是时间确实被占住了,报告的话是否可以晚一两天交?


另一种情形是,老板们搞不清楚自己交代给了下属多少件事,所以有必要要让老板清楚你最近在忙什么,主要花费的时间在哪里。于是小A定期和老板沟通,或者以周报的形式,列出过去一段时间,主要做了哪些事情,这样除了让老板知道自己的时间安排,也等于汇报了工作,一举两得。




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