【4】你会“约会”吗?

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2014-5-23 13:51 ė1789次浏览 60条评论

“你发个邀请,约个会”,老板说。

接到任务,小A开始为难起来。


这里说的会,可不是约会,是工作开会。公司内部会议,从最简单的一对一(1:1)沟通,到周会、月会、项目启动会(kick-off meeting),各种名目眼花缭乱,让人应接不暇。


好在小A的公司开会效率比较高,虽然会多,但是会议上大家一般都会直奔主题,热烈讨论,之后分工、明确后续工作(follow up)和截止日期(deadline)。在订会议室之前,小A回想了一些比较高效的会议和自己以前的血泪教训,在心里迅速过了一遍大致要准备的流程。


■ 订会议室和老板确认参加会议的人员,以便确定人数订相应的会议室(或者必须有投影仪的会议室)。如果会议是临时提前一两天组织的,要注意一下重要参会人员(key stakeholder)的calendar上时间是否可以,以确保对方能够参加。


■ 发会议邀请:发会议邀请时除了时间和地点要正确无误以外,最好把会议的主题、会上需要解决的问题列出来,如果有相关文档的话,也一并附上。


如果是比较长的会,需要把大致的会议议程(Agenda)和每一部分所耗时间也列出。


■ 发出会议邀请后:需要及时去看是不是主要人员都接受会议了(因为往往会有人不接受也不拒绝,但是也不出现在会上的情况发生囧),如果有这种情况和对方确认,或者更新会议邀请。


■ 会议前:一定要提前到,如果会议期间要用投影仪的话,至少提前15分钟到,确保投影仪,连接投影仪的电脑能够正常工作。


如果有同事在外地需要拨会议室电话(dial in)参加电话会议,看一下会议室的分机号告诉同事。


P.S.如果投影仪这些都不能使用,并且又找不到其他会议室的情况下,可以把会上的PPT统一发给大家;或者在公司即时聊天工具上共享屏幕。


■ 会议开始:Again,重申主题,介绍一下背景,重点是需要解决什么样的问题,需要大家接下来做什么。


■ 会议进行得差不多了:做一下大致的总结,确认刚才达成一致的点、分工、以及时间点。


■ 会议结束后:把会议纪要(meeting minutes)发给大家,再次标出各个时间点,必要的话可以为收件人都添加上任务提醒。


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