【4】你会“约会”吗？

“你发个邀请，约个会吧”，老板说。

接到任务，小A开始为难起来。

这里说的会，可不是约会，是工作开会。公司内部会议，从最简单的一对一(1:1)沟通，到周会、月会、项目启动会（kick-off meeting），各种名目眼花缭乱，让人应接不暇。

好在小A的公司开会效率比较高，虽然会多，但是会议上大家一般都会直奔主题，热烈讨论，之后分工、明确后续工作（follow up）和截止日期（deadline）。在订会议室之前，小A回想了一些比较高效的会议和自己以前的血泪教训，在心里迅速过了一遍大致要准备的流程。

■ 订会议室：和老板确认参加会议的人员，以便确定人数订相应的会议室（或者必须有投影仪的会议室）。如果会议是临时提前一两天组织的，要注意一下重要参会人员（key stakeholder）的calendar上时间是否可以，以确保对方能够参加。

■ 发会议邀请：发会议邀请时除了时间和地点要正确无误以外，最好把会议的主题、会上需要解决的问题列出来，如果有相关文档的话，也一并附上。

如果是比较长的会，需要把大致的会议议程（Agenda）和每一部分所耗时间也列出。

■ 发出会议邀请后：需要及时去看是不是主要人员都接受会议了（因为往往会有人不接受也不拒绝，但是也不出现在会上的情况发生囧），如果有这种情况和对方确认，或者更新会议邀请。

■ 会议前：一定要提前到，如果会议期间要用投影仪的话，至少提前15分钟到，确保投影仪，连接投影仪的电脑能够正常工作。

如果有同事在外地需要拨会议室电话（dial in）参加电话会议，看一下会议室的分机号告诉同事。

P.S.如果投影仪这些都不能使用，并且又找不到其他会议室的情况下，可以把会上的PPT统一发给大家；或者在公司即时聊天工具上共享屏幕。

■ 会议开始：Again，重申主题，介绍一下背景，重点是需要解决什么样的问题，需要大家接下来做什么。

■ 会议进行得差不多了：做一下大致的总结，确认刚才达成一致的点、分工、以及时间点。

■ 会议结束后：把会议纪要（meeting minutes）发给大家，再次标出各个时间点，必要的话可以为收件人都添加上任务提醒。