不到400词的英文周报,我带着同事花了2个多小时改了一遍

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2020-1-31 23:21 ė435次浏览 60条评论

第一本书《光速成长》里很详细地写过怎么写英文邮件,怎么写英文报告。


我觉得这事儿很重要,但实际上,许多职场人不愿意花精力在这方面,觉得自己把事情做得漂亮就可以了。但其实写一篇清楚的英文报告,属于花点工夫就能大幅提高的技能,即使不为了写出来交给老板看,也应该去做。


因为除了汇报工作,写作还能提高效率呢。我举个自己的例子:


我现在的工作和多个国家同事打交道,沟通成本极高。除了固定的电话会,由于多个国家时差,还是有大量信息需要通过邮件沟通。


有问题你发个邮件过去,对方最快第二天或者第三天才回复你,如果问题表述不清楚,关于这个问题的确认,大家就要来回讨论,确定清楚了才去做,这就导致了更多的沟通时长。


相反,如果你把信息通过清楚的结构表述清楚,对方能看完一次邮件就明白,那就直接进入下一步了,省了很多不必要的环节。


这样的情况下,你说,如果英文写作水平提高,是不是会大幅提升效率,节省时间呢?


 


我觉得英文写作这点真的是外企人的必修课,因为如果没有专门注意过,或者刻意训练,多数人都做不到写出来的东西让人简单易懂。


有的人可能觉得写一份条理清晰、重点突出的英文报告可能和英文水平有很大关系,觉得我英文不太好,是不是就写不出来好的报告了?其实未必。


也有的人相反,英文水平不错,写起报告来洋洋洒洒一大篇,但也许读者看完仍然是一头雾水,不知所云。


我个人的观点是,职场中,清晰有效的英文报告未必用了什么复杂的句式和高级的词汇,但会有这样几个特点:1)语言简洁;2)有逻辑;3)锁定读者的预期,想别人之所想,提前给出答案;4)有观点,给出你的思考和建议,推动事情发展。


第1点属于语言能力,但后面3点都是你如何思考问题。


更具体来说,你手里握有一堆零散的信息,你要定下什么样的基调、你想推动事情往哪个方向发展,都和怎么组织信息有关。


比如同事A在报告中,放上去了一组表现不太好的数据,其实本可以不放,但他单独列了出来,数据显得比较抢眼。大老板注意到了,就会详细问来龙去脉,并且表达了他的看法,这类事情产出不高不应该花精力。这样同事A就可以借此机会和提过来的这类不合理需求的团队沟通,减少这方面的需求。而此前直接和这个团队沟通是见效甚微的。


 


前段时间团队小伙伴写周报,在发出去之前先发给我看,看了之后,我带着对方花了2个多小时一句一句改。


之所以花了2个多小时,是因为我一边讲,也一边提出了许多问题,这些是对方之前没有考虑过的,所以在改报告的时候,等于被逼着重新思考了一遍,重新去分析数据。


虽然才400词,改完之后对方也觉得更加清爽了,观点清晰,下一步方向明确。发出去之后,竟然得到了别的团队大老板的主动回复,说分析得很到位。


这里我也分享一些我提出修改的建议(不排除有的公司写作文化不一样的情况哈):


1. 结论先行,结论先行,结论先行。

强调无数遍,但仍然发现许多人没有这个习惯,喜欢写一大段最后再来个总结。但其实看报告,是非常希望一开始你就告诉我结果是什么的。


先写结论还有个好处:读者更容易接受你的观点。心理学中把这个叫作“框架”,你先有个结论摆在那里,后面说的原因,对方都会结合前面的结论去理解,更容易接受。你如果先说原因和证据,读者在读完之后也许自己会得到一个和你完全不同的结论,这个时候就更麻烦,需要再去说服读者。


2. 个人比较推荐的结构:result+what+why

结果+哪些方面做得好/不好+为什么做得好/不好,这个结构能够帮助更深入地思考。多个原因之间,我的习惯是直接用数字1)2)3)这样表示,不怎么用语言连接词比如什么in addition之类的,容易看漏。


3. 评判体系:时间空间维度比较

接上一条,衡量做的好或不好,是基于什么样的标准?

  • 基于预期?还是时间(上周,去年)?空间(具有可比性的其他项目)

  • 做得更好/不太好,和之前相比,什么发生了变化?


4. 删减的部分:

  • 啰嗦的语言习惯,比如"我们注意到","我们观察到",“我们认为”通通都去掉,直接写facts. 

  • 形容词去掉,比如very successful,excellent这种,有数字的都用数字,即使用,也应该在后面加上相应数字和参考标准(benchmark)


5. 工作结果用客观事实作为主体,或者there be的结构,少用“我们取得了怎样怎样的成绩,结果”。没什么别的,这样看起来更正式。

例子:The program generated/contributed $XX

而不是:We generated/achieved $XX


6. 投入的行为(input)可以用人作为主语,比如我们做了什么,我们下一步计划做什么。这里就没有必要都改成像上一条一样的句式。

例子:we will launch XX project...

而不是:XX project will be launched...


7. 一些词会给人负面的含义和感觉,这类词改成中性的或换个说法。

这条和具体情况相关,就不举例了。我刚开始做目前这个工作时,和外国同事发邮件语言不够严谨,结果发现他们会围绕着这类信息提很多问题,所以之后我就注意多了,会换下说法。


 


以上是一些英文报告写作的经验总结。


我始终觉得,职场的这些总结报告,不是为了写作而写作,也不是为了写出漂亮的文字才要反复修改,而是为了shape我们的思考能力,帮助我们更深入地分析问题,得到自己对于一件事情的洞见。


毕竟,这些才是属于你的,任何人都带不走的部分呀。

本文出自 Stacy职场记,转载时请注明出处及相应链接。

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