【39】工作中的英文写作

经过之前漫长的投简历、面试，小A的学妹小C终于找到了一份外企的实习。工作上倒是没什么难度，不过老板要求每周都要写一封邮件，总结一下项目进展，然后发给组里的所有同事。虽然小C英语很好，可是刚工作，这项目进展英文邮件怎么个写法，还是有点忐忑的，于是打电话来向小A求助。

小A想起之前公司里的一位高管曾经分享过英文邮件/报告写作中需要注意的事项，撇开语法格式等不谈，单从内容上说，以下几点是尤为重要的：

1. 明确写作的目的。

这封邮件/报告是要写给谁？是要达到怎样的目的？比如以下几种：

a. Informative, 仅仅是告知的作用，比如小C要写的这个，对最近的项目进度作一个简单的回顾更新，对方收到了之后无需后续工作。

b. Inquiring, 询问一些信息，比如小C的同事收到了weekly update, 有一些地方不太清楚的，会回复小C询问一些细节。

c. Persuasive, 带有劝说性质的，比如说需要对方提供更多资源，需要对方在某方面作出让步。

......

2. 选取合适的信息量。

“内容详实”和“信息冗余”是有所区别的，要根据收件人、目的不同，选择合适信息。因为目的不一样的话，写作的侧重点也不同。比如weekly update中，可能会把项目进展事无巨细地写出来；而如果需要去争取更多资源的话，就不能简单罗列出一堆无关紧要的进展，而是要挑出一两个能显示出项目在某一方面具有high potential的点，展开叙述。

以weekly update为例，针对工作进展中的一项：

前者：“我们完成了XX功能的开发和测试，预计在1月1日上线”。

后者：“我们找了公司的XX技术部门，请他们帮忙解决XX问题，他们花了一周，最终完成了XX功能的开发和测试，预计在1月1日上线”。

前者比后者要好，因为weekly update的目的是告知工作进展，而不是写给老板汇报自己多努力、花了多少工夫、协调了多少工作才达成了这件事，所以前者的好处在于符合目的，细节简单明了，点到为止；后者赘述了过多过程中的细节，这些细节对于组内仅需要了解工作进度的其他人来说，没有实际意义。

3.一段只讲述一个意思，每一段的第一句一定是本段的核心信息总结。

前两者可能是中英文较通用的，这一点其实更加偏向于英文的写作习惯。英语写作其实比高考作文都要八股，不同于中文的含蓄，通常把重点留到最后说，英文写作中，第一段（introduction）一定是把整篇文章的中心思想和每一段的内容都点出来。

正文(Body)中，每一段的第一句叫做topic sentence，写出本段的重点，每一段的最后一句叫做concluding sentence, 相当于本段的一句话总结。正文几个并列论点中，最重要的一点先写，而不是像中文一样重要的留到最后一点。最后一段(Conclusion)要把文章中每一段的点大致都提一下，再做展望/回答前文提出的问题。

简而言之，就是tell the readers what you are going to say, say what you want to say, remind the readers what you have said. （英语快速阅读什么的可以利用这个方法看个开头、每一段的第一句和最后一句，最后得到的信息就八九不离十了好么。）

因此，先上最重要的总结，再辅以数据/细节支持，最后视写作目的决定要不要提到实施的过程中、用的方法、克服的困难。

这个思路很重要，如果以给老板汇报为例子，后者就比前者要好：

前者：“我们花了一个月时间，通过线上数据监控、样本抽取、访谈等一系列方法，发现我们的用户更倾向于直接XX，而不是XXX，所以我们找了技术团队，耗费了一周，开发出更符合用户习惯的XX功能，这个功能从1月1日上线后，某数值持续上升，一个月下来，某数值较之前平均增长了50%”。

后者：“上个月，某数值较之前平均增长了50%，这是因为我们新增了某项功能，这个功能基于某个用户习惯。我们之前花了一个月，用了XX一系列方法做了调查发现用户更倾向于直接XX，所以找了技术团队开发XX功能。

后者好在先抛出了结论，对于老板来说，知道最终的结果一般就够了，如果Ta有空的话，还可以顺带看看工作是怎么实现的。（相关文章：回复7查看“没有总结的工作永远只是做了一半“）

工作中不仅任务是结果为导向的，邮件写作啦、总结啦也都是把结果先放前边比较好，因为工作中大家确实都很忙，没有人愿意从头到尾逐字逐句读完整封邮件的，为别人节省时间也是一种美德。

其实写到这里，小A发现这是一个梗，这篇文章中最重要的第3点，小A还是按照中文写作习惯留在了最后，哈哈。

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（最后补充一点关于英文写作的，因为这一点和工作中的英文写作相关性不是那么强。）英文写作中的篇幅很重要，如果不是小说追求一句一行的效果或是诗歌的话，一般来说，开头/结尾的字数大概是主体中任意1段的1/2，而主体部分的每一部分看起来篇幅要差不多，至少不要相差太多。

开头/结论过长说明总结能力太差，或是冗余信息多，某一段过多/过少，说明对某个论点的了解不够充分，文章会没有说服力。如果有3个主要论点的话，篇幅的比例大概是：1/2+1+1+1+1/2。

小A以前上学时候，外教的英文写作课严格到让同学把每一段的字数都列出来这种事小A会随便说么。。。还有一些其他细节，有童鞋感兴趣的话小A以后单独写篇好了哈哈。）

小伙伴们有什么感想咩？欢迎分享哟！或者有其他职场问题，也可以给小A留言，大家一同来探讨:)