【39】工作中的英文写作

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2014-8-3 23:24 ė4467次浏览 60条评论

经过之前漫长的投简历、面试,小A的学妹小C终于找到了一份外企的实习。工作上倒是没什么难度,不过老板要求每周都要写一封邮件,总结一下项目进展,然后发给组里的所有同事。虽然小C英语很好,可是刚工作,这项目进展英文邮件怎么个写法,还是有点忐忑的,于是打电话来向小A求助。


小A想起之前公司里的一位高管曾经分享过英文邮件/报告写作中需要注意的事项,撇开语法格式等不谈,单从内容上说,以下几点是尤为重要的:


1. 明确写作的目的。

这封邮件/报告是要写给谁?是要达到怎样的目的?比如以下几种:

a. Informative, 仅仅是告知的作用,比如小C要写的这个,对最近的项目进度作一个简单的回顾更新,对方收到了之后无需后续工作。

b. Inquiring, 询问一些信息,比如小C的同事收到了weekly update, 有一些地方不太清楚的,会回复小C询问一些细节。

c. Persuasive, 带有劝说性质的,比如说需要对方提供更多资源,需要对方在某方面作出让步。

......


2. 选取合适的信息量。

“内容详实”和“信息冗余”是有所区别的,要根据收件人、目的不同,选择合适信息。因为目的不一样的话,写作的侧重点也不同。比如weekly update中,可能会把项目进展事无巨细地写出来;而如果需要去争取更多资源的话,就不能简单罗列出一堆无关紧要的进展,而是要挑出一两个能显示出项目在某一方面具有high potential的点,展开叙述。


以weekly update为例,针对工作进展中的一项:

前者:“我们完成了XX功能的开发和测试,预计在1月1日上线”。

后者:“我们找了公司的XX技术部门,请他们帮忙解决XX问题,他们花了一周,最终完成了XX功能的开发和测试,预计在1月1日上线”。


前者比后者要好,因为weekly update的目的是告知工作进展,而不是写给老板汇报自己多努力、花了多少工夫、协调了多少工作才达成了这件事,所以前者的好处在于符合目的,细节简单明了,点到为止;后者赘述了过多过程中的细节,这些细节对于组内仅需要了解工作进度的其他人来说,没有实际意义。


3.一段只讲述一个意思,每一段的第一句一定是本段的核心信息总结。

前两者可能是中英文较通用的,这一点其实更加偏向于英文的写作习惯。英语写作其实比高考作文都要八股,不同于中文的含蓄,通常把重点留到最后说,英文写作中,第一段(introduction)一定是把整篇文章的中心思想和每一段的内容都点出来。


正文(Body)中,每一段的第一句叫做topic sentence,写出本段的重点,每一段的最后一句叫做concluding sentence, 相当于本段的一句话总结。正文几个并列论点中,最重要的一点先写,而不是像中文一样重要的留到最后一点。最后一段(Conclusion)要把文章中每一段的点大致都提一下,再做展望/回答前文提出的问题。


简而言之,就是tell the readers what you are going to say, say what you want to say, remind the readers what you have said. (英语快速阅读什么的可以利用这个方法看个开头、每一段的第一句和最后一句,最后得到的信息就八九不离十了好么。)


此,先上最重要的总结,再辅以数据/细节支持,最后视写作目的决定要不要提到实施的过程中、用的方法、克服的困难。


这个思路很重要,如果以给老板汇报为例子,后者就比前者要好:


前者:“我们花了一个月时间,通过线上数据监控、样本抽取、访谈等一系列方法,发现我们的用户更倾向于直接XX,而不是XXX,所以我们找了技术团队,耗费了一周,开发出更符合用户习惯的XX功能,这个功能从1月1日上线后,某数值持续上升,一个月下来,某数值较之前平均增长了50%”。


后者:“上个月,某数值较之前平均增长了50%,这是因为我们新增了某项功能,这个功能基于某个用户习惯。我们之前花了一个月,用了XX一系列方法做了调查发现用户更倾向于直接XX,所以找了技术团队开发XX功能。


后者好在先抛出了结论,对于老板来说,知道最终的结果一般就够了,如果Ta有空的话,还可以顺带看看工作是怎么实现的。(相关文章:回复7查看“没有总结的工作永远只是做了一半“)


工作中不仅任务是结果为导向的,邮件写作啦、总结啦也都是把结果先放前边比较好,因为工作中大家确实都很忙,没有人愿意从头到尾逐字逐句读完整封邮件的,为别人节省时间也是一种美德。


其实写到这里,小A发现这是一个梗,这篇文章中最重要的第3点,小A还是按照中文写作习惯留在了最后,哈哈。

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最后补充一点关于英文写作的,因为这一点和工作中的英文写作相关性不是那么强。)英文写作中的篇幅很重要,如果不是小说追求一句一行的效果或是诗歌的话,一般来说,开头/结尾的字数大概是主体中任意1段的1/2,而主体部分的每一部分看起来篇幅要差不多,至少不要相差太多。


开头/结论过长说明总结能力太差,或是冗余信息多,某一段过多/过少,说明对某个论点的了解不够充分,文章会没有说服力。如果有3个主要论点的话,篇幅的比例大概是:1/2+1+1+1+1/2。


小A以前上学时候,外教的英文写作课严格到让同学把每一段的字数都列出来这种事小A会随便说么。。。还有一些其他细节,有童鞋感兴趣的话小A以后单独写篇好了哈哈。)


小伙伴们有什么感想咩?欢迎分享哟!或者有其他职场问题,也可以给小A留言,大家一同来探讨:)


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