【346】报告老板!我写了份报告!

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2017-5-16 23:32 ė1222次浏览 60条评论

在工作半年的时候,米粒同学开始独立承担一些工作,一些项目也逐渐交给她,从开始的小项目到后来越来越重要的项目,她都完成得十分出色,她的成长大家都看在眼里。


前段时间她独立完成了一个项目,我要求她交一份详细的报告。以前其实也写过,但是因为项目小,不需要那么详细。


这次的比较重要,报告需要写得比较细,所以我找了一个非常全面的参考,让她照葫芦画瓢。


她辛苦整理了一天发我,我打开看了之后,短短几页,我做了N个批注。截几个图(其实我并不是挑剔的某星座):


然后我发回去让她修改,并没有因为着急要我就自己动手修改,还是希望她能通过修改一遍自己有比较深的印象。


其中一些问题有格式方面的,也有内容方面的;我看了看有不少是职场新人容易犯的,我自己以前也犯过不少,所以整理了一下,供大家参考。



内容为王,先说说内容方面的。


在写报告之前,就要和老板确认清楚:

1)对方的期望:是自己内部总结分析用,还是要发出来share给其他部门或者合作伙伴?

2)分析的维度:老板需要看哪些维度?比如市场销售运营每个方面都要看,还是只着重看一个方面?

3)比较维度:有时候看项目是否成功,不能单个看,要做benchmark分析。对比之前设立的目标,或者相近规模的项目,再或者是某时间段环比的增幅。


除此之外,写之前还有一项重要准备工作就是准备数据。想好大致分为几个部分之后,需要考虑数据如何获得。


一部分需要别人配合整理的数据,提前分配任务或者提交需求,这样写报告和数据可以同时进行,而不会出现写的时候忽然才发现卡在某一处数据上的情况。


开始写的时候,有以下一些注意事项:

1)先列好框架,在之前确定的分析和比较维度上列出具体的几点。


2)一定要保持一个好习惯,在写每一部分的时候,结论先行,再加数据。


原因在以前不少文章里都写过,节约阅读者的时间,方便阅读者很好地跟着你的思路走。先看到一堆复杂图标再看到结论,和先看结论再有细节辅助,从阅读感受到理解难易程度都不一样。


3)每一部分的内容逻辑上也是“由大到小”,“由总到分”。比如某一个大的方面,先写整体表现,再写构成这个整体的几个部分表现比较合理。原因和上一点差不多。


4)写报告不是纯贴数据就行了,要学会从数据中读出意义。单纯一个数字往往很难说明事情,但是数字之间互相交叉看,就能看出更多的意义。尝试分析某个数据背后可能的原因是什么,有了一定的猜想之后再和经验多的同事求证。


5)数据和自己过往经验要基本对应上,这是写报告的时候真正能够内化成你自己的能力。如果对应不上,去反复检查,要么是数据错了,要么,恭喜你,你也许发现了一些新的经验。


格式上的注意事项:

1)最基本的,标题、小标题、正文,每一部分应该都有所区别,清晰一目了然。比如标题字号偏大,小标题加粗前面加数字或者字母。全文每一部分都需要对应统一。


2)文字、图片部分的位置对齐方式,尽量在同一位置上。运用“减少/增加缩进量”的功能就可以,不用一行行手工空格对齐。



3)从Excel粘贴表格到Word里的时候,可以选择粘贴为图片,这样调整表格的话就不会乱掉。


粘贴的时候右下角会出现一个小图标,可以选择粘贴的时候“保留源格式”,“按目标格式”,“纯文本”,以及“粘贴为图片”等多个选项。



4)粘贴表格到Word的时候,会发现背景有Excel里自带的灰色网格,贴成图片的话不美观。把Excel表格底色全部涂白,这样粘贴到Word里就更美观了。


5)如果表格数据较少的话,边框可以加全部边框。如果表格数据量比较大,比如5列10行,全加上框线就会显得密密麻麻;这种情况可以只加外侧框线,里面酌情再加一道外框线分开5列或者10行,看起来会清晰很多。


6)粘贴表格的时候,不要还带有“筛选”的那个小按钮,另外表头的大小写要统一,最后类似“总计”功能的行要加粗,一目了然。


7)数字格式也要统一,是否需要保留汇率符号,百分比需要保留几位小数点,整数的话要加下方的“千位分隔符号”便于阅读。



好啦,作为一个挑剔的leader,我觉得以上这些细节都注意到了的话,这份报告从表面上来说算是合格了。虽然看起来不少都是表面工夫,但内功不是一蹴而就的,也是靠模仿一招一式这么比划出来的。


那究竟有没有必要做到这么详细呢?


以前因为工作忙,我们工作虽然琐碎,但都是粗线条;直到后来我遇到一位“吹毛求疵”的leader,连我们发的会议邀请写得不合适都要打回来重写,被点出来一些细节问题之后,在这些细节上大家就注意多了。


不得不说,虽然效率确实下降了,每到繁忙的时候还要坚持一个那么高的标准真心累大家心里都叫苦连天,但工作的整体标准确实上去了,我们团队得到的赞誉也确实很多。


哦对了,忘了说了,这位leader在新来挺短的时间内就升了一级,还是公认很难升的一级。

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