【310】学会这几招,少加班一小时

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2016-12-1 7:39 ė1285次浏览 60条评论

前几个月一直在忙一个大项目,所以几乎没怎么聚会约人吃饭。上周刚忙完,之前说了好久要一起吃饭的一个小学妹就约我出来聚一聚。


席间她聊了聊近况,说了下自己的困惑。工作几个月正处于新人阶段,日常工作处理起来已经没什么问题了,但平时同事会交代一些临时任务,老板也开始逐渐安排一些项目给她,所以一天往往到下午较晚的时候才有时间处理自己的事情,另外还有一些对职业发展来说比较重要,但是时间要求比较多,迟迟没有去做的事情。


听她说完,我忽然想起来以前后台也有读者问我相似的问题:“工作好累,感觉做薪酬就忘了招聘,做招聘就顾不上别的。手忙脚乱,漏洞百出,心里慌。最近做的事都是领导安排的,而自己计划的份内事却搁置了。


以上两个问题,已经不是单纯时间如何管理的问题了,还涉及到沟通方式,工作习惯。如果你是新人,遇到了以下状况,那这篇文章就是为你准备的,在开始前,可以先自测一下:


1. 同事总交代一些临时任务给我,不知道这些是否归我做。

2. 被同事打断的工作总忘了做,或是花一些时间才回到开始的状态。

3. 一有项目的时候,日常工作觉得没有时间做。

4. 同事都走了才能真正有自己的时间做事,所以晚上/周末常常加班。

5. 都在处理紧急的事情,明知长远来说重要的事情却抽不出时间做。


如果有2-3条比较符合,稍微调整一下工作习惯,提醒自己注意就会改善。


但如果基本全中,不仅是工作习惯,在时间管理和沟通上都需要改善,不然越往后越吃力,发展迟缓,无论是在职场中,还是生活其他方面,都会如此。


针对以上几个方面,可以做以下的一些调整。


工作习惯


1. 多张to do list将任务进行分类。

当学妹和我说起来觉得自己事情安排不开的时候,我首先问她的是:你是不是只用一张to do list?


实际上,只在一张待办事项列表中把所有事情列出来,不能够很好管理日常工作、临时任务、项目之间的关系。所有事项混在一起,即使都加上了完成的时间,也更容易让你去处理紧急而非重要的事情。


我的建议是可以有2-3个代办列表,一张单独用于项目,一张用于日常工作,还有临时任务。对应的文件夹也是,临时任务往往是一次性的,可以单独起一个文件夹,用于集中放置。


这样做的好处是可以清楚知道项目进度,更好地管理每一部分尚未做的内容。通常我会列出来之后,把关键任务加上星标(在Onenote里很方便操作)优先处理,临时或者日常的任务,挑一些零碎的时间一项项解决。


2. 不要养成拖沓,利用下班/周末加班做完不成的事情的习惯。

关于加班,有个朋友D的和某本书里(忘了名字了)一个高管描述的情形一模一样:开始是一些任务确实因为别人的缘故拖到晚上或是量确实大,完不成,所以不得不加班完成,有时候甚至要周末加上一会儿班。


渐渐地习惯了这样的工作方式,每周末他都会“自觉留出加班时间”要加会儿班,开始是一两个小时,到后来是半天,再后来是一天。


工作就这样一点点侵占了生活。当我某次和D指出来的时候,他发现真的是这样,即使后来很多时候都没有必要放在非工作时间加班,心理上也会磨蹭一会儿,想着“反正还有周末呢”。


有时候加班确实是因为有项目事情多得忙不过来,但除了这种非常时期,平时的加班更要多审视一下自己的工作效率。


理想的加班不是因为拖沓完成做不完的事情,而是在日常工作之外,拓展学习能够帮助业务的知识内容,做自己想做的尝试。


比如做市场的了解一下相关联的财务指标怎么计算,做招聘的多了解一些所招岗位业务,编辑尝试新的方式写一篇软文,新员工安排自学一个新系统之类。


时间管理


1. 不要主动拆解打断自己的整块黄金时间。

有时候想集中精力工作的时候,难免会被邮件电话、突如其来的任务打断,而打断的成本是很高的,不停切换任务大脑重新计算会耗去不少精力。


所以自己在安排工作的时候,尽量避免主动去拆解自己的整块黄金时间。


比如有两个小时没有会议也没有要紧的事情,这两个小时就可以安排一些重要性高、强度大、需要花时间、集中精力处理的任务,而不要去三五分钟频繁刷个邮件,临时想起来什么就去找某个同事沟通,把很宝贵的整块时间拆解得七零八落。


2. 习惯碎片化处理;重要的事情每天都要花5分钟做一点。

至于那些零碎的事情,上文说了,可以穿插着在零碎时间做,习惯时间的碎片化管理。


比如在两个会议之间,有半小时的空档,这半个小时开始一项需要集中注意力的任务就不太合适,更适合利用这种时间打电话沟通,完成一两项小任务,所以上文中的to do list分类格外重要。


对于那些耗时久且重要的事情,以前在执行力那篇文章里提到过,每天花5分钟做一点,做当下的“最低可行性准备”要比一次性做完更现实且容易操作。


因为拆解成许多小单元的时候,完成一个小单元的动力,可以帮助你更好地创造下一个小动力,直至完成。


像是写一篇报告,每天花几分钟想一想怎么写,写下几个点,要比花上几个小时集中思考执行起来更容易,因为后者要求比较多,需要同时满足“几个小时的时间”、“集中注意力”这样的条件,当不满足这样条件的时候,就更容易拖延。


重要的事情每天都要花时间想一想怎么做,而非每天都疲于奔命总是救火处理紧急的事情,新人尤其如此。这点刚工作不久的时候,公司某个高管在管培内部会议中就着重提到了这点。


沟通方式


1. 保持自己的工作节奏。

还有一部分是与人相关的,工作中和其他人沟通合作很重要,但保持自己的工作节奏也同样重要。


针对别人在你正想集中精力处理一件事的时候打断你,有一个沟通方法可以尝试一下,就是判断一下对方这件事的重要与紧急程度,针对那些可以稍微放一放的,说:“我手上有一些需要集中精力做的事情(比如分析数据),你这个我可以10分钟之后忙完了过去找你吗?”


然后在你完成一个番茄时钟/任务某一阶段的时候,再去找对方了解。你会发现有些任务到这个时候并不需要你真正去做,有些临时的事情比如随手查个数,对方自己也就做了。


时间长了,别人知道你的工作节奏和习惯,在打断你的时候也会稍微考虑一下。


2. 让别人了解你手上的工作,适当say no。

有一些时候,老板和同时如果总是把零碎的任务丢给你,有可能是因为他们觉得你不太忙,并不了解你手中的工作量和工作安排。


所以多和老板汇报沟通,让别人了解你手上的工作,适当拒绝也是有必要的。


相关阅读:


本文出自 Stacy职场记,转载时请注明出处及相应链接。

发表评论

电子邮件地址不会被公开。必填项已用*标注

Ɣ回顶部