【180】一个人干两个人的活儿?

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2015-10-28 22:19 ė2792次浏览 60条评论

又快到年底了。对每年这个时候的印象就是,特别忙,特别凉,年底的各种忙季,数着日子等暖气,望眼欲穿,好像什么都青黄不接。

最近是不止一次听到周围有朋友或者同事抱怨,忙季来了活儿多了,年底了同事跳槽人手不够了,老板安排活儿也就挺狠,无论是主动表现还是被动接受,有时候一个人总归要干两个人的活儿。

这种事儿小A觉得还是挺有发言权的,因为首先公司里就是一个人当好几个人用的氛围,其次之前好几次被临时抽调或者说借调到新项目上,同时手里的活儿一点不少。有段日子压力确实很大,特别是本来已经焦头烂额的时候,看着新项目的邮件一封封地进来,深呼吸神马的已经解决不了问题了,有时候只能跑到楼梯间各种抓狂。现在回想起来,确实学到了常规状态下学不到的技能,抗压能力也强了,也从中得到了一些实际的benefit。人嘛,痛苦的日子只要过去了,事后回想起来总是能美化记忆。

当然这种日子不是谁都能忍受的了,能忍则忍,忍不了就只能撤了。如果你决定要忍,那看看以下一些方法,起码能稍微好过一点或者多挺一会儿,还是那句话,活可以多干,但不能白干。

1. 和老板沟通暂代的起止时间,align双方心理预期。

这点是最重要的,因为这里假设的前提条件就是,我们都知道一个人干两个人的活,这种状态是不正常的,就好比战时备战的状态肯定和平时正常的演练不一样,不可能随时随地都处于备战的状态,除非你在创业。

和老板沟通,就是要明确暂代工作这种战时状态,会持续到什么时候。是招到新人就可以了呢?还是要带到年底?还是和其他同事轮流一人一月?因为如果你碍于面子不直接去问这个问题,不好意思那这个事情就都是你的了,以后招来新人的话也是,最终手上的事情会越来越多,影响自己本来应该做的那一部分工作绩效。

就算这个时候,老板想给出一个糊弄的答案,也会实际去考虑这个问题到底该怎么办,实际上还是会有一些心理压力的。

2. 分出独立完整时间段,track好两边工作的重要时间节点调整工作节奏。

考验Multi-task能力的时候到了,multi-task实际上很消耗脑力,但是总会有不同项目的紧急情况穿插在一起,需要快速切换的时候,所以平时80%的工作更要有计划性一点,给脑力留出一些缓冲区间,用于处理20%需要高速消耗精力的多任务切换。

这个时候的小技巧就是,规划独立完整的时间段给不同的项目,比如下午四点前都处理自己的日常工作,四点到六点处理额外take的新任务,时间段上可以调整,但是避免一天内多次切换,或者盲目地来一封邮件回复一封,不管是不是多个不同项目。

一般这种情况下,新的项目可能花费时间就会比较少,可能会错过进度,所以在规划的时候就要有预见性,把任务划分成一块块相对独立的,列出时间节点(比如下表),之后时不时地看一看每一部分是否on track, 如果落后预期,就多花一些时间在新项目上。用这种方式不断调整,找到适合自己的工作节奏。

Time Item POC
2015/10/31 完成设计方案 Mike
2015/11/15 review完定稿 David
2015/11/30 完成新功能开发 Mike
2015/12/15 完成测试准备上线 David


3. 完成比完美更重要。

对有强迫症倾向完美主义者的处女座来说,这点也同样重要。因为一个人做两个人该做的事本来就不合理,当然这种情况如果事事想做到完美把自己逼到死也没有问题,但是职场上,适当地放弃是必修之课,因为放弃一些没那么重要/目前没那么重要的事情,把有限的资源优先放在重要的地方配置,效率要高得多。

这个阶段因此会常常遇到需要判断抉择的时候,是优先时间还是优先效率?优先成本还是优先质量?这些问题老板也一定会和你讨论,当然了老板肯定会push你一把,表示要兼得什么都想要,所以就需要运用到之前我们提到过的黄金法则“多快好省”去和老板沟通。(点击查看【176】和老板周旋的黄金法则

之所以在这个阶段提出,而不是在第一步沟通工作内容和起止时间的时候谈工作质量,是因为那个时候肯定是表示全力以赴要做到最好,一开始就谈这个,会有不肯卖力的嫌疑;而这个阶段,多线程工作已经进展到一定程度开始出现焦头烂额的情况,用实际发生了的问题,抛给老板决策,于情于理更能让人接受。

4. 会哭的孩子有奶吃。

小A无数次提到了定期和老板汇报工作的重要性,这里当然也少不了。活太多了的时候,更要时不时地和老板review,这个阶段的沟通主要在于以下几个方面。

每一项工作的进度/进展情况,自己的时间分配情况,让老板明白多出来的工作量多在哪里。如果额外的工作已经占据了自己大量的时间和精力,那这里和老板委婉提出,是否可以把多出的任务列入KPI中,或是在年底考核KPI的时候,考虑到自己负荷工作的这种状况。一般情况下,都是会同意的,甚至有的老板心底里清楚这种负荷状况,会暗示或许诺画饼,比如下一次的升职加薪啦。

5. 不要忘记老板也是一种资源。

上一点提到和老板汇报工作进展的时候,有期间遇到的困难可以请老板帮忙解决,比如某个方面需要其他同事同时帮忙,或是跨部门的一项内容难以推进,因为老板就是要帮助解决自己解决不掉的问题的嘛。

此外,这种特殊忙碌时期,老板也可以用来当做挡箭牌,挡掉一些不必要的工作。比如新项目上也有一个老板,平白无故多出来一个老板需要汇报,而这个新老板要求的某项任务,在时间上确实是完成不了,这个时候可以把自己的老板搬出来,表示“我也理解这种为难的情况,可是我这边本职工作也需要完成一项紧急的任务,您要不和我的老板沟通一下看看?”

这个时候新老板就会收敛一点知难而退,即使对方真的出面和老板沟通要求你先focus在新项目上,老板也间接知道了你分身乏术,而不会新增更多不合理的工作安排。

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