【357】Could you please 不能随便用——职场中如何表达才客气?

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2017-6-22 23:23 ė1712次浏览 60条评论

抱歉这周才写了两篇。原因是花了好几天写了一篇长文打算这两天发的,结果觉得时候不到,再雪藏一段时间吧。


今天就写篇轻松一点儿的。


话说我之前看此岸公众号里《三万英尺》的连载,看到有一章里的这个情节:


陈墨回到办公室就写了这封邮件。两分钟以后,她收到一封John的邮件,题目是“邮件规范!!!”陈墨疑惑的打开,John在邮件里说,她刚才给王总秘书的邮件里用的是“Could you please do something”的句式,这是粗鲁和完全不能接受的。给客户的邮件必须写“I would appreciate it if you could do something”或“I’d be grateful if you could do something”,而且邮件结尾必须是“Please let me know if you have any questions, comments or concerns.” John在questions, comments or concerns下面画了横线,并把字体加粗,并注明这三个词缺一不可。末了,John要求陈墨立刻写一封邮件给王总秘书道歉,可以解释说她刚才匆忙的发了这封邮件,没有注意措辞,请王总秘书原谅。


What the fuck is this? 陈墨一边写着这封莫名其妙的道歉邮件一边在心里大力吐槽。


到这里你们应该猜到这篇要聊什么了。


老早就有读者让我写写商务英语写作,其实没有一种英语叫作“商务英语”,只是因为运用的场合变成了商务场合,所以结构内容,连带着我们说话的语气口吻,都要进行调整,这样才能让阅读的人快速就get到要点,读起来也比较舒服。


以前就结构和内容写过不少,最全面的一篇是这篇:【200】专栏 | 我知道你英文好,但是你真的会写邮件么?


这次主要聊聊语气和口吻。



我曾经的一任老板是一个连会议邀请写不满意都要打回去让我们重新写的严谨极致的人。


有好几次同事写会议邀请邮件,老板看了不满意,让找我帮忙改。我改完了之后,同事说,这没啥区别啊。


内容上是没有区别,但主要是语气的微妙差别:你和收件人的关系级别,亲疏远近,都会影响到语气。


以前在学校读书的时候,有一节外教的课印象特别深。同一个意思,她用了5种方式写出来,按照礼貌客气的程度排成1级-5级。越礼貌越长。


非常准确的划分已经记不太清了,我查了一下也没有查到。但上文中的could you please的这个梗确实是礼貌客气程度比较低的,所以才会有上述的情节出现。


但是比较客气的语句我到现在都还记得:


I was wondering if you could do something...


还有就是上文中提到的:


I would appreciate it if you could do something...

I’d be grateful if you could do something...


基本记住以上这几个就可以通吃了,如果实在想用问句,可以用would you mind / could you possibly... 这样的语句。



除了请对方帮忙或者配合,还有许多其他的情况我们都可以套用一些简单的句式来表达客气或者委婉的语气。


举个我遇到的例子,有次需要拒绝一个方案,但是双方还未建立起合作的关系,如果拒绝得太生硬,之后关系也不好维护了。


所以在邮件中除了要拒绝,还要客气地表达,给出建议,缓和语气,让对方觉得比较容易接受。


1. 拒绝他人:

  • 不客气:直接用sorry, I don't think we can do this(不行我们做不了),简单直接,但不太客气,尤其不太适合这种关系建立初期阶段。


  • 客气:I'm afraid the plan has to be postponed considering our tight schedule and limited team bandwidth. (不好意思因为时间紧张和精力有限这计划可能不得不推迟了。)


2. 解释原因,给出备选方案:

  • 不客气:You could... 这样给别人建议有点儿居高临下。


  • 客气:The alternative option is to... (还有一种备选是...)实际上我给的方案并不怎么可行,但也需要告诉对方:我尽力了。


3. 如果接受不了备选方案:

  • 不客气:If you don't accept the plan, we can do it next time. (如果你们不愿意这么做的话,那就下次再说吧。)


  • 客气:Otherwise we might need to wait for ... to make it happen. (如果刚才的备选方案不行,那恐怕就得到下次再合作了)


4. 缓和语气:

  • 不客气:Let's cooperate in future. (咱们下次合作。)


  • 客气:I'm sure that given more time to prepare in future, the result would be way much better. (我相信以后有更充足时间准备的话,结果会非常好。)


5. 问对方要目标和要求:

  • 不客气:Could you explain... (你能帮忙解释下...)


  • 客气:Could you let us know... (explain这个词对平级或者上级也不能随便用的,尤其是在不同公司的文化语境中,会有不同的解读)



以上只是抛砖引玉,因为职场真实的案例有千万种,很难说所有情况只言片语或者一两本书就能完全覆盖。我们所能做的只有多积累。


我的做法是在印象笔记中开了一个English at work的笔记本,有时候看到global的同事邮件中很漂亮的表达就复制粘贴存起来,偶尔翻一翻,尝试多用。


另外确实也有一些书总结得不错,我自己买过几本,过两天给大家推荐一本刚翻完的。


就到这里啦,周末愉快!


另: 你有遇到过什么类似开头could you please之类的梗吗?有的话在评论区分享一下吧~

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