我用了个工具,省去了上千次重复劳动

作者:Stacy 分类: 工作技能 发布于:2020-2-1 17:20 ė373次浏览 60条评论

我社群里有个版块是“每日思考”,我每天会写写自己当天的一些思考,也鼓励社群的小伙伴记录。


有天我记录了一条自己如何利用工具提升效率,后来又展开在上周六晚上的社群的第一次课里分享了细节,一句话总结来说就是:用了个工具,省去了上千次重复劳动。


前阵子我们团队有项工作是在系统中重复修改、填写、提交表单,以前做这项工作的时候,分工到每个人,然后各自完成。每人要重复个几百回复制粘贴快捷键和点击鼠标,之后手仿佛都不是自己的了。


去年年底我开始接触python,学了一小段时间,后来虽然搁置了,但有了这个意识。所以做这件事前,起初我找人帮忙写一段代码,对方说大概半天之后给我。


后来我在网上找了个工具,可以支持自行录制步骤,解决重复性劳动问题。我大概看了下说明,录制了一下步骤,录制完之后得到一段代码。


在网上搜了一下我想解决的场景,找了一段代码加在里面,修改了一下数据来源,就可以循环了。


跑了一下发现有一点小问题,随机出现,于是找了之前那个同事帮忙看一下,他大概花了一刻钟帮我找到了问题,加了一行代码,最后就可以自动执行了。


所以这个过程是:几个人(总共上千次操作)——请人帮忙(大概耗费半天)——找了个脚本修改(大约半个小时)。


而我,这个时候,可以悠然自得地给自己倒一杯茶,欣赏下程序执行。


虽然还做不到自己完全写一个脚本,但正因为去年年底接触python,打开了我做事的思路。


我做事又有一个习惯,做事之前花时间想一想怎么做更高效,即使是做同样的事情也是会想一下还能不能换个方式做。


所以虽然python当时看没有用,纯粹是出于兴趣学了一阵子,但半年后用上了。


 


工具意识很重要。


周六的社群第一次课,讲的是“高效工作”。我们从3个具体的职场案例出发,分析了工作低效的表现和原因,针对每一类型的原因,给出了解决方案。


其中一类,就是花费时间多,包括时间分配不合理、工作被频繁打断、重复工作等,解决方案里,“有工具意识”就是其中一条。


我还分享了一个朋友的故事。有朋友以前在互联网工作,经常要查看页面是否有失效的链接,刚开始他们就人工去查。后来她的程序员男朋友听说了,帮她写了一个爬虫工具,可以自动执行,返回结果。


省去重复劳动,不见得都要写代码,也许掌握一些有用的excel小技巧就可以,数据透视表,vlookup,同一单元格数据根据空格或者标点拆分成多列,快速去除表内空白行等等。


工具虽重要,但我不建议专门找一本excel书从头学,因为没有使用场景很容易就忘记。我比较推荐工作中遇到具体情况在网上搜寻,这样练习更有针对性。


如果对自学不感兴趣,或者说太忙没空,也可以借助别人的力量,比如请同事帮忙,要么干脆招一个会这方面技能的员工或者实习生。


社群里也有小伙伴问:在写毕业论文,要用到一个工具分析数据,但学习起来比较耗时,在论文和工具之间不知道该怎么分配时间精力?


我的看法是,判断一下未来使用频率,如果说未来做学术,要隔三岔五用到,可以学;如果未来也不太可能用到了,那这次就请别人帮个忙,按自己的需求请对方帮忙设置一下,自己还是聚焦在写论文上。


不用完全自己造轮子。在已有的轮子上造车更快。


所以关于工具和方法,我的信条是:不要沉迷,工具是帮助解决问题,而不是唯工具论。


 


虽然我时不时就会和社群小伙伴分享一些提升效率或者是其他方面的工具,但我个人觉得我不算是个工具控。


因为我不追求大而全,而是看重简单易操作,只有好用才能真正用到位,发挥一个工具的最大价值。


还有就是我也在根据我自己的需求不断升级淘汰工具,所以真正剩下的重复用的也就那么几个。


反过来说一个工具的机会要考虑三个方面,解决的痛点、用户的学习成本、切换成本。


有的工具确实特别好,但太复杂了,每次都要复习一下用法,这种就不适合我。


最后,那天课结束的问答环节,也有小伙伴问了一个很有代表性的问题:怎么样识别出自己工作里潜在低效重复,实际上流程可优化的部分呢?


我觉得答案很简单,却也不容易做到:


1)首先要保持一个开放的心态,主动或被动接触新的东西,所以要有好奇心;

2)其次是做一件事情之前,收集信息之后,花时间思考,这说的是工作习惯;

3)接着是学到了新东西,刻意地去找和自己的联系,去练习,要有个学习的过程;

3)最后是练习得多了,才能成为你自己的东西,这是刻意练习。


那天回答完,我又举了一个例子,也放在这里收个尾吧:


互联网文案专家李叫兽当年在清华读研的时候,发通知给大家参加学生活动,花了一个小时。明明有很多现成的活动通知拿过来改一改,他却要按照刚学的《金字塔原理》重新组织信息。


这其实就体现了上面说的四点,好奇心、工作习惯、学习过程、还有刻意练习。


所以多看、多听、多想、多练,多总结,是拥有深刻洞察力的不二法门。


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